Préparatifs en vue du sondage Protégeons la santé mentale au travail

« Se presser à mener un sondage » est une expression que nous utilisons pour décrire les organisations qui ne sont pas suffisamment préparées avant de faire participer des employés à tout type de sondage.

Nous vous recommandons d’examiner minutieusement ce qui suit afin d’avoir un plan d’action prêt à être mis en œuvre avant d’envoyer le lien menant au sondage. Cela permettra d’obtenir des résultats fructueux et d’éviter un certain scepticisme au sujet de l’utilité de répondre à un sondage lorsqu’une mesure opportune ne semble pas être prise concernant les résultats.

État de préparation de l’organisation

Tenez compte de l’état de préparation de l’organisation par rapport au changement. Il y a peut-être des facteurs internes ou externes susceptibles de rendre la prise de mesure plus difficile :

• fusions potentielles ou réorganisations majeures;
• conflits de travail actuels ou mesures de grève imminentes;
  
  • dans ces situations, le moment n’est peut-être pas idéal pour entamer un processus où la direction et le syndicat auront à collaborer;
• difficultés commerciales imminentes, telles qu’une fermeture, des mises à pied, des départs ou des réaffectations;
  
  • il pourrait être judicieux de se concentrer d’abord sur la limitation des risques afférents à ces situations;
• événements externes ayant un impact sur l’organisation, surtout lorsqu’il y a beaucoup d’incertitude;
  
  • il peut toutefois s’agir d’un moment idéal pour répondre aux besoins les plus pressants afférents à l’incertitude.

Tout élément susmentionné peut constituer un obstacle pour un changement à grande échelle. Cela ne devrait pas empêcher les responsables du milieu de travail d’aider les employés à faire face à des changements difficiles, à un chagrin à la suite de la perte de collègues ou à une augmentation de la charge de travail. Indiquez ce qui pourrait être utile, et concentrez votre attention sur les changements positifs progressifs. Pour vous inspirer, envisagez d’effectuer un examen organisationnel.

Obtenir l’appui

Il est important d’obtenir l’appui et l’engagement nécessaires pour mettre de l’avant un plan visant à assurer la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail. En effet, sans cet appui préalable, le processus risque d’être interrompu par des leaders inquiets qui ne comprennent pas clairement les risques et les avantages en jeu et qui sont concentrés sur d’autres priorités.

Le but d’obtenir un appui est d’établir que la santé et la sécurité psychologiques constituent une priorité pour votre organisation, ainsi qu’un Engagement, un leadership et une participation en matière de santé et de sécurité psychologiques (syndicat et direction) mis par écrit sous la forme d’une directive ou d’un énoncé de politique.

Soyez prêt à répondre aux questions des hauts dirigeants de la direction ou du syndicat au sujet de ce qui suit :

• les coûts et les avantages liés à l’évaluation de la santé et de la sécurité psychologiques;
• l’évaluation du temps et des efforts qui seront nécessaires;
• la structure qui soutiendra la mise en œuvre de votre plan;
• les demandes de temps à l’égard des employés et des leaders durant et après le processus; 
• la gestion des attentes des employés à l’égard du changement.

Chacun des points suivants peut vous aider à cet égard : 

Coûts et avantages 

Le simple fait d’ouvrir un dialogue avec les leaders et les employés à propos des répercussions des facteurs psychologiques sur le travail sans même instaurer un processus formel de mise en place peut entraîner des résultats positifs. Il n’est pas toujours nécessaire d’avoir recours à des initiatives et à des programmes de grande envergure.

• Les avantages économiques et sociaux d’un milieu de travail psychologiquement sain et sécuritaire peuvent comprendre l’engagement durable du personnel et l’obtention de résultats financiers solides. Des statistiques sur la santé et la sécurité psychologiques sont disponibles pour fournir des données probantes.
• L’examen des coûts peut vous aider à utiliser vos propres données pour constituer le dossier d’analyse visant à aborder la santé et la sécurité psychologiques.
• L’analyse des forces, des faiblesses, des possibilités et des menaces (FFPM) peut s’avérer un outil utile à la prise de décisions dans toutes sortes de situations. Des renseignements sur la façon de réaliser une analyse FFPM sont gracieusement fournis sur le site Web de Businessballs Free Work and Life Learning | PDF  (disponible en anglais seulement).
• Envisagez de demander aux dirigeants de remplir l’Évaluation du leader psychologiquement sécuritaire (ELPS) pour déterminer des stratégies précises en matière de leadership qui soutiennent la santé et la sécurité psychologiques.

Temps et efforts

Évaluez le temps et les efforts nécessaires pour effectuer l’évaluation, analyser les résultats et mettre en œuvre les changements. L’ampleur et la portée de votre plan seront fonction de la complexité de votre organisation et des initiatives que vous choisirez de mettre en œuvre. Certaines organisations peuvent mener un sondage et mettre en œuvre un certain nombre de changements une fois par année, tandis que d’autres créeront un processus d’amélioration continue.

Évaluez le temps qu’il faudrait à votre organisation pour réaliser les tâches suivantes :

• constituer le dossier d’analyse, y compris les mesures de référence;
• s’assurer de l’engagement des dirigeants, tant ceux qui représentent le personnel que ceux qui représentent l’organisation;
• créer un plan de communication qui aborde les préoccupations éventuelles;
• établir le processus de sondage en choisissant ce qui sera mesuré et comment, qui y participera et ce qui sera inclus parmi les options;
• procéder à l’évaluation au moyen du sondage Protégeons la santé mentale au travail (cette étape est probablement la plus facile);
• analyser les résultats du sondage Protégeons la santé mentale au travail;
• communiquer les résultats, célébrer les réussites et déterminer les points à améliorer;
• susciter la participation du personnel à l’élaboration des plans d’action – une telle participation est essentielle au succès de la démarche;
• susciter la participation d’un groupe de travail à la mise en œuvre des plans qui pourraient éventuellement faire partie de la routine quotidienne;
• mesurer les résultats pour vérifier si les plans ont permis d’atteindre les objectifs fixés;
• prendre des mesures correctives, y compris des modifications ou de nouvelles approches, selon l’évaluation des résultats;
• établir un processus d’amélioration continue – le sondage pourrait notamment être refait tous les deux ans;
• estimer le temps à allouer systématiquement au processus – par exemple, il convient d’envisager ne serait-ce qu’une heure aux deux semaines à chaque équipe de façon à favoriser un processus continu de maintien de la santé et de la sécurité psychologiques.

Exigences envers les employés et les dirigeants

La santé et la sécurité psychologiques favorisent la productivité des employés et la santé financière. Les organisations ou les services peuvent croire qu’ils n’ont pas assez de temps ou de ressources pour investir dans ce domaine. Comme pour toutes les approches en matière de santé et de sécurité, vous voudrez peut-être tenir compte des points suivants lorsque vous discutez des priorités :

• Les organisations peuvent commencer en abordant un seul des facteurs psychosociaux. Cernez-en un ou plusieurs qui, selon les leaders, ont une incidence sur la réussite. 
• La gestion de la charge de travail en est un exemple. Une gestion efficace de la charge de travail consiste rarement à travailler moins. Elle vise plutôt à travailler en éprouvant moins de stress et en ayant moins de distraction. Il est alors plus facile d’entamer le dialogue, de déterminer des solutions, de réduire l’absentéisme lié au stress et de favoriser un climat propice à l’amélioration continue.
• Les organisations de pointe choisissent consciemment les pratiques exemplaires visant à assurer une amélioration continue. La santé et la sécurité psychologiques peuvent suivre cette approche.
• Des ressources détaillées sont fournies dans les Recommandations politiques en matière de santé et sécurité psychologiques pour aider à modifier et à améliorer les politiques et les processus existants.
• Faites en sorte que les leaders acceptent ouvertement leur responsabilité à l’égard de la situation actuelle et de la nécessité d’apporter des changements. En admettant leur responsabilité (au lieu de blâmer), ils peuvent décharger les autres (employés ou leaders) du besoin de se justifier ou de défendre leurs positions ou comportements actuels. Examinez les résultats de l’Évaluation du leader psychologiquement sécuritaire et donnez-y suite.
• Cela peut être l’occasion de faire participer le personnel à une discussion sur les façons de protéger la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail. Les documents de la Série d’ateliers « Au programme » peuvent aider.

Faites appel à des experts externes, au besoin. Bien que Protégeons la santé au travail soit une ressource gratuite offerte en libre-service, certaines organisations préféreront faire appel à un consultant externe. Les connaissances et l’expertise existantes peuvent réduire l’effort global et le temps nécessaires.

Considérations importantes des employés 

• Les approches de gestion des risques sont nécessaires lorsqu’une partie quelconque de votre milieu de travail pourrait être considérée comme empoisonnée ou toxique. Mettez en place des mesures de protection pour vous assurer que la sécurité psychologique des employés n’est plus menacée.
• Abordez immédiatement les questions liées aux traumatismes, à la violence, au harcèlement, à l’intimidation ou à la discrimination.
• Soyez sensible à la capacité actuelle des personnes touchées par le traumatisme de terminer le sondage. Elles peuvent avoir besoin de plus de temps ou d’un endroit calme où il n’y a pas de distraction.
• Consultez également les ressources intitulées Gestion des facultés affaiblies et de la dépendance – pour les leaders, Gestion du deuil – pour les leaders, Mesures à prendre à la suite d’un suicide – pour les leaders et Psychose et intervention en cas de crise.

Gestion des attentes des employés

On peut s’inquiéter du fait que parler de la santé et de la sécurité psychologiques peut créer des attentes déraisonnables de la part des employés.

• La santé et la sécurité psychologiques visent à optimiser la concentration et l'énergie des employés, ce qui permet d'améliorer la productivité et le rendement. Il s’agit d’aider tous les employés à accomplir leur travail au meilleur de leurs capacités.
• Certaines personnes peuvent craindre que le fait de discuter de la santé et de la sécurité psychologiques avec des employés puisse causer des problèmes ou susciter des critiques déraisonnables. Mais le fait d’éviter ou de nier les problèmes en milieu de travail peut les aggraver jusqu’à ce qu’ils débouchent sur une crise ou une préoccupation liée à la gestion du risque.
• La prise en compte et le traitement proactifs des problèmes de santé et de sécurité psychologiques peuvent aider à prévenir les situations qui feront perdre du temps et s’avéreront démotivantes. Cela mène également à un plan plus efficace pour la prévention.
• La Norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail fournit un cadre factuel pour inciter à l’action et éviter de compromettre la sécurité psychologique des employés.

Découvrez de plus amples renseignements ou commencez à utiliser les outils de sondage.