Santé et sécurité psychologiques : bien commencer

Choisir la bonne approche en matière de santé et de sécurité psychologiques selon votre budget, les ressources disponibles, la taille de votre organisation, le niveau de confiance entre les employés et la direction et le degré de préparation au changement.

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Votre organisation est unique

Le concept de santé et de sécurité psychologiques ne prend pas la même forme d’une organisation à l’autre. Vous devez d’abord examiner les conditions et les caractéristiques uniques de votre organisation qui ont une incidence sur votre lieu de travail et vos employés, par exemple :

secteur ou industrie
région ou administration
exigences réglementaires et de conformité
nombre d’employés
niveaux de dotation
type public, privé, à but lucratif ou sans but non lucratif
travail physique, cognitif ou émotionnel
exposition aux traumatismes, aux conflits ou au public
efficacité et style de leadership
stabilité ou maturité de l’organisation
travail à distance, hybride ou sur place
travail par postes ou heures irrégulières
niveau de sensibilité en matière de sécurité
profil démographique des clients
profil démographique des employés
milieu de travail syndiqué ou non
problèmes professionnels antérieurs et courants
travailleurs à temps plein, à temps partiel, contractuels ou occasionnels
charge de travail

Il existe des outils pour vous aider à amorcer une réflexion sur votre situation actuelle :

la ressource Vingt questions pour les employeurs peut aider à orienter la discussion sur la situation actuelle de l’organisation et sur sa vulnérabilité éventuelle à des risques juridiques et liés à sa réputation;
la ressource Examen organisationnel propose une réflexion plus approfondie qui aide les dirigeants à examiner chacun des facteurs psychosociaux mentionnés dans l’outil Protégeons la santé mentale au travail.

Tenir compte de la préparation de l’organisation au changement

Des facteurs internes ou externes peuvent renforcer ou entraver l’action. Par exemple, une réorganisation majeure ou une fusion à venir.
Si l’organisation vit actuellement un conflit de travail, le moment n’est peut-être pas idéal pour entamer ce processus. On s’attend en effet à ce que la direction et le syndicat travaillent ensemble pour la santé et la sécurité psychologiques.
Si votre organisation fait face à de grands changements – fermetures, mises à pied, licenciements, mutations – il est préférable de s’attacher en priorité à limiter les risques liés aux répercussions possibles.
- Les employés qui restent peuvent se retrouver avec une charge de travail accrue, et il leur sera plus difficile de participer à l’élaboration de nouveaux processus. Il est toutefois important d’évaluer les répercussions sur la santé et la sécurité psychologiques, notamment les difficultés liées à la gestion du changement, le deuil lié au départ ou au transfert de collègues, ou encore la pression accrue sur la charge de travail.

Choisir une approche

Consulter et agir

Il s’agit de l’approche la plus agile. Elle convient particulièrement lorsque l’organisation n’a pas de budget, a une petite équipe, ne fait face à aucun problème grave ou juridique et qu’il existe déjà un climat de confiance entre les employés et la direction.

Demandez aux employés ce qui les empêche de donner le meilleur d’eux-mêmes au quotidien. Offrez-leur des occasions d’exprimer leurs opinions de manière ouverte et anonyme.
Choisissez le problème qui pose le plus grand risque de préjudice et cherchez avec vos employés des solutions pertinentes et concrètes.
Apportez le changement et observez s’il règle le problème. Dans l’affirmative, envisagez d’en faire une politique. Dans la négative, essayez une autre approche.
Répétez cette démarche régulièrement à des fins d’amélioration continue.

Ressources pertinentes

La série d’ateliers « Au programme » peut aider à animer des discussions constructives avec votre équipe sur chacun des facteurs psychosociaux mentionnés dans l’outil Protégeons la santé mentale au travail.

Évaluer et traiter

Il s’agit d’une démarche plus structurée qui repose sur une approche systématique fondée sur des données probantes. Elle convient aux grandes organisations ou lorsque le climat de confiance entre la direction et les employés n’est pas généralisé.

Consultez vos employés au moyen de sondages, de groupes de discussion et de mécanismes de rétroaction anonymes.
Complétez ces données avec des indicateurs liés au personnel, comme les taux de roulement et d’absentéisme, les griefs ou les plaintes, la productivité, les blessures, les quais-accidents, etc.
Analysez les résultats afin de déterminer les risques psychosociaux potentiels.
Collaborez avec les employés à la recherche de stratégies ou de solutions possibles pour éliminer ou réduire la vulnérabilité aux risques cernés.
Apportez le changement et vérifiez s’il produit les résultats voulus. Dans l’affirmative, envisagez d’en faire une politique. Dans la négative, essayez une autre approche.
Consignez les résultats et répétez ce processus régulièrement à des fins d’amélioration continue.

Ressources pertinentes

Protégeons la santé mentale au travail est un outil de sondage auprès des employés qui peut vous aider dans cette démarche.
La page Comment utiliser la ressource Protégeons la santé mentale au travail de manière efficace donne des conseils et des stratégies en complément au sondage.
La page de sondages et d’outils sur la santé et la sécurité psychologiques propose des évaluations et des modèles que vous pouvez utiliser.

Adopter une norme

Cette approche volontaire s’appuie sur un cadre normalisé comme la norme CSA Z1003 ou ISO 45003 pour créer un système complet de gestion de la santé et de la sécurité psychologiques. L’objectif est d’avoir un processus écrit officiel pour cerner et atténuer les risques qui fait écho aux cadres existants en matière de santé et de sécurité au travail.

De plus, cette approche appuie la conformité à la réglementation en matière de santé et de sécurité au travail (SST) et convient particulièrement aux grandes organisations complexes et syndiquées puisqu’elle s’intègre aux processus existants.

Ressources pertinentes

La page Mise en œuvre de la Norme fournit des lignes directrices et des ressources pour réussir la mise en œuvre des normes.

Obtenir l’adhésion

Après avoir analysé la dynamique de votre organisation et choisi votre approche, il est important d’obtenir l’appui des hauts dirigeants afin d’éviter des retards si ceux-ci n’ont pas une vision claire des risques et des avantages.

Chacun des points suivants peut vous aider à vous préparer à répondre aux questions et aux préoccupations des hauts dirigeants.

Le maintien d’un personnel motivé et de bons résultats financiers font partie des avantages économiques et sociaux. Pour obtenir de l’aide concernant l’évaluation des coûts, consultez la page Avantages en ce qui concerne les coûts pour la santé et la sécurité psychologiques.
Une analyse FFPM (forces, faiblesses, possibilités et menaces) peut appuyer la prise de décision. Vous et votre équipe pouvez choisir de faire cette réflexion avant votre présentation à la haute direction, ou en collaboration avec celle-ci. Dans les deux cas, la définition des forces, des faiblesses, des possibilités et des menaces fait souvent ressortir le besoin de prendre des mesures pour protéger la santé et la sécurité psychologiques des employés.
Tirez profit des Actions fondées sur des données probantes pour la santé et la sécurité psychologiques pour étayer vos arguments. Si votre organisation ou service pense ne pas avoir de temps ou de ressources à investir dans la santé et la sécurité psychologiques (SSP), vous pourrez répondre à leurs inquiétudes. Les outils, les ressources et les stratégies proposés, tous gratuits, permettent d’agir sans engager des coûts importants.
Le simple fait d’engager une discussion sur la santé et la sécurité psychologiques peut entraîner des changements positifs. Il n’est pas toujours nécessaire d’avoir des initiatives et des programmes de grande envergure. Par exemple, la question « Quel pourrait être l’impact de [ceci] sur la santé et la sécurité psychologiques de nos employés? » pourrait devenir un élément de suivi régulier dans les discussions liées à la planification, à la gestion du changement, aux nouveaux projets ou à la modification de politiques ou de processus.

Être prêt à répondre aux préoccupations

Certains peuvent craindre qu’un processus axé sur la santé et la sécurité psychologiques révèle des problèmes auparavant inconnus. Si tel est le cas, communiquez les faits suivants :

Éviter ou nier les problèmes de santé et de sécurité psychologiques au travail pourrait signifier que les problèmes s’aggravent et deviennent une crise.
L’examen des problèmes de santé et de sécurité psychologiques peut aider à prévenir des situations coûteuses en temps et démotivantes.
La Norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail fournit un cadre factuel pour appuyer vos efforts.

Répondre aux employés qui craignent une atteinte à leur vie privée

Il est important que tous les employés comprennent que :

la participation à ce projet de collecte de données est volontaire;
le choix de ne pas participer n’aura aucune incidence négative sur l’emploi;
leur anonymat sera protégé au moment de remplir et d’envoyer leur formulaire;
vous ne recueillerez aucun renseignement personnel ou identificatoire. Interrogez les répondants sur leurs expériences et leurs perceptions uniquement du point de vue de leur poste actuel;
tout renseignement obtenu dans le cadre du projet de collecte de données doit rester strictement confidentiel.

Estimer le temps et l’effort nécessaires pour :

faire une évaluation de référence;
analyser les résultats;
apporter des améliorations;
évaluer les retombées et les utiliser à des fins d’amélioration continue.

Soulignons que la portée et l’ampleur de votre plan dépendront de la complexité de votre organisation et des initiatives que vous choisirez de mettre en place. Certaines organisations peuvent avoir besoin de quelques semaines pour mener ce processus à terme, tandis que d’autres auront besoin de plusieurs mois.

Dans la mesure du possible, choisissez des améliorations qui contribuent également aux buts et objectifs de l’organisation ou de l’équipe.

Évaluez le temps qu’il faudrait à votre organisation pour réaliser les tâches suivantes :

Monter le dossier d’analyse, y compris une évaluation de référence.
Obtenir l’engagement des hauts dirigeants des parties patronale et syndicale.
Créer un plan de communication qui permet de répondre aux questions et préoccupations éventuelles.
Établir le processus d’évaluation, notamment ce qui sera mesuré et comment.
Effectuer une évaluation, comme Protégeons la santé mentale au travail. (Cette étape est sans doute la plus facile.)
Analyser les résultats de toute évaluation effectuée.
Communiquer les résultats, célébrer les réussites et déterminer les points à améliorer.
Faire participer le personnel à l’élaboration et à la mise en œuvre des plans d’action. Cette participation est essentielle à la réussite.
Mesurer les résultats au regard des objectifs.
Prendre des mesures correctives, notamment des plans supplémentaires ou des modifications, le cas échéant.
Établir un processus d’amélioration continue. Envisager de refaire l’évaluation aux deux ans pour garder la santé et la sécurité psychologiques au programme.

Tenir compte des exigences et des priorités concurrentes

La santé et la sécurité psychologiques (SSP) doivent être considérées comme l’un des mécanismes qui appuient le rendement et la productivité d’une manière durable. Au lieu d’y voir un programme ou une initiative accessoire, le fait d’adopter cette approche comme fondement de l’excellence et de la réussite organisationnelles permet de réduire la concurrence pour le temps et les efforts puisque vous harmonisez vos initiatives de SSP avec les priorités et les objectifs stratégiques existants.

Vous devez donc intégrer vos initiatives aux politiques, programmes et routines quotidiennes existants. La SSP constitue également une approche efficace de gestion des coûts du fait qu’elle permet de réduire l’absentéisme, le roulement de personnel, les conflits et d’autres frais.

S’il s’agit d’une nouvelle approche dans votre organisation, vous pourriez examiner les éléments suivants qui constituent les fondements de cette démarche :

L’incidence du cycle de vie de l’emploi sur la SSP des employés.
La façon de planifier les réunions et les événements, de choisir les participants et d’organiser le déroulement.
La gestion du rendement.
L’influence des clients ou d’autres fournisseurs externes sur vos employés.
La façon de concevoir et d’attribuer les tâches..
La façon de former, d’habiliter et d’évaluer les dirigeants.
Commencez par vous concentrer sur un seul problème, facteur ou risque à la fois.
Élaborez et communiquez le plan.
Désignez un ou plusieurs champions au sein de la haute direction pour mobiliser les ressources et susciter l’engagement.
Montrez que la SSP est une priorité de l’organisation en obtenant par écrit l’engagement de la haute direction (parties patronale et syndicale), qui devrait appuyer clairement la santé et la sécurité psychologiques.
Établissez un groupe de travail sur la santé et la sécurité psychologiques. Ce groupe devrait être composé des parties prenantes qui aideront à mener le processus à terme.
- Ces parties prenantes devraient provenir de tous les échelons de la direction et comprendre des employés ainsi que des représentants des employés.
- Dans la mesure du possible, désignez une personne de chaque service : les ressources humaines, la santé et la sécurité au travail et les finances.
- Assurez-vous d’avoir au sein du groupe de travail une personne qui possède de bonnes aptitudes en communication.
- Assurez-vous aussi d’avoir une personne autorisée à consulter les données organisationnelles pour aider à prendre des décisions.
- Le groupe de travail aura pour mandat de planifier l’évaluation, l’analyse et la communication du processus. Il aidera à coordonner les étapes de la planification, de la mise en œuvre, de l’évaluation et de l’amélioration continue.
- Déterminez un échéancier et un budget pour la planification, la mise en œuvre et l’évaluation de l’initiative.
- Faites participer les principales parties prenantes aux discussions concernant l’approche du groupe de travail. Obtenez les commentaires des employés, du syndicat et de la direction avant de communiquer le plan au reste des employés.
Communiquez clairement votre plan. Formulez clairement les préoccupations éventuelles et expliquez comment votre approche permettra d’y répondre. Pour obtenir des idées de message, consultez la page Engagement, leadership et participation en matière de santé et de sécurité psychologiques. Mettre tout le monde sur la même longueur d’onde permet de faciliter le processus avant même d’entreprendre toute autre action.
Déterminez qui a besoin de recevoir la communication et la meilleure façon de procéder.
- Assurez-vous de communiquer avec toutes les parties prenantes du lieu de travail, y compris les responsables à tous les niveaux hiérarchiques, les délégués syndicaux, les délégués à la santé et à la sécurité au travail, le service des ressources humaines, les employés et toute autre personne jouant un rôle clé sur le lieu de travail.
- Transmettez une communication écrite aux personnes qui n’ont pas accès à un ordinateur.
- Envisagez de tenir des réunions en personne pour discuter du processus. Vous pourriez également demander à tous les chefs de service ou d’équipe d’organiser une discussion une fois qu’ils auront été informés.
- Prévoyez tous les défis et obstacles en matière de communication. Pensez aux employés qui travaillent à domicile, qui sont en vacances ou en congé, ou qui ont une incapacité.

Examiner les résultats

De nombreux éléments peuvent vous aider à choisir les premières mesures à prendre. Au moment d’examiner les résultats, recensez d’abord les préoccupations urgentes touchant la sécurité. Il peut s’agir de problèmes comme l’intimidation, le harcèlement, la violence ou la discrimination.

La prochaine étape pourrait consister à déterminer s’il existe des problèmes liés aux droits de la personne, à la santé ou à la sécurité. Vous pourriez également commencer par recenser les facteurs psychosociaux pouvant servir de points forts pour tirer parti du travail déjà accompli dans ces domaines. Renforcer le caractère protecteur des facteurs psychosociaux peut aider, même en présence d’autres facteurs de stress inévitables liés au travail.

Faites appel à des experts externes, le cas échéant. Les évaluations comme Protégeons la santé mentale au travail sont des ressources gratuites autonomes. Certaines organisations préfèrent faire appel à un consultant externe pour faire l’évaluation et analyser les résultats.

Autres points à considérer :

Quelle que soit l’approche choisie, il est recommandé d’utiliser le Processus de changement en matière de santé et de sécurité psychologiques pour évaluer l’approche à utiliser en fonction de critères importants comme la pertinence, l’efficacité et l’efficience.
Si vous avez utilisé le sondage auprès des employés Protégeons la santé mentale au travail, la ressource Interprétation des résultats du sondage Protégeons la santé mentale au travail peut vous aider à choisir un plan d’action efficace.
Si vous mettez en œuvre la Norme, assurez-vous de garder toute la documentation au même endroit afin d’en faciliter l’utilisation ultérieurement.
Si votre milieu de travail est toxique, il est important de mettre des mesures de protection en place pour prévenir d’autres préjudices. Si votre organisation est confrontée aux problèmes graves suivants, les ressources suivantes peuvent vous aider à intervenir immédiatement :
Si un événement traumatisant s’est produit récemment au travail, le fait de reconnaître le traumatisme et d’offrir les bons soutiens peut constituer une première étape. Les ressources suivantes pourraient être utiles :

Après avoir examiné les résultats, communiquez-les aux employés en les invitant à donner une rétroaction et à se prononcer sur les facteurs psychosociaux qu’ils jugent le plus importants.

Acceptez ouvertement la responsabilité de la situation actuelle et reconnaissez le besoin d’apporter des changements. Vous réduirez ainsi le besoin pour les autres de se justifier ou de défendre leur situation actuelle. Vous ouvrirez également la voie à une nouvelle façon de travailler.

Points à considérer :

Organisez des groupes de discussion, des réunions du personnel ou des boîtes de suggestions pour recueillir des commentaires.
Soulignez les points forts afin de renforcer les contributions positives. Célébrer ces réussites renforce l’engagement des employés à améliorer leur lieu de travail.
Montrez votre engagement en communiquant les plans d’action dès que les résultats sont disponibles.
Prenez rapidement des mesures concrètes pour améliorer la santé mentale, même s’il s’agit de petites actions peu coûteuses; par exemple :
- accueillir un conférencier invité;
- envoyer des courriels de sensibilisation comme ceux proposés sur la page Courriels hebdomadaires sur la sensibilisation à la santé mentale;
- organiser de nouvelles activités d’équipe comme celles proposées sur la page Former des équipes plus fortes.
Communiquez les résultats attendus, les plans d’amélioration et un échéancier réaliste pour la mise en œuvre des changements.
Insistez sur le fait que l’organisation vise l’amélioration continue, pas la perfection.
Mobilisez l’ensemble du personnel et des parties prenantes dans la recherche de solutions pour améliorer la santé et la sécurité psychologiques.
Aidez les équipes à élaborer leurs propres plans d’action et à choisir les moyens de mesurer leurs progrès.
Les personnes qui animeront ces discussions devraient idéalement posséder certaines compétences en communication et en animation. Même celles qui ne se sentent pas à l’aise dans ces domaines peuvent tirer parti de l’information et des outils proposés sur la page Série d’ateliers « Au programme ».