Protégeons la santé mentale – Créer un plan

Élaborez le plan d’évaluation

• Désignez un ou plusieurs champions au sein de la haute direction qui sont capables d’obtenir les ressources. Ils peuvent également aider à susciter l’engagement tout au long du processus.
• Établissez un groupe de travail sur la santé et la sécurité psychologiques (SSP). Ce groupe devrait inclure les personnes qui aideront à mener à bien le processus. Le but du groupe de travail consiste à planifier l’évaluation, l’analyse et la communication de ce qui a trait au processus. De plus, il aide à piloter les étapes de la mise en œuvre, de l’évaluation et de l’amélioration continue.
  
  • Les membres du groupe de travail devraient être issus de tous les niveaux – direction, employés et représentants des employés.
  • Dans la mesure du possible, incluez un représentant :
    
    • issu des ressources humaines, du syndicat, de la santé et sécurité au travail et des finances;
    • possédant des compétences en communications;
    • détenant l’autorisation d’accéder aux données organisationnelles afin d’orienter les décisions du groupe de travail.
  • Veillez à inclure d’autres personnes dans les discussions quant à l’approche du groupe de travail. Utilisez ces discussions pour obtenir une rétroaction des employés, du syndicat et de la direction avant de communiquer le plan à l’ensemble des employés.
• Le plan du projet d’évaluation peut comprendre ce qui suit :
  
  • les objectifs et les mesures de réussite;
  • la portée du projet, y compris l’approche et les ressources utilisées;
  • les échéanciers avec les jalons;
  • le budget;
  • les rôles et les responsabilités;
  • les stratégies de mise en œuvre et de communication.

Communiquez le plan d’évaluation

Communiquez ouvertement avec le personnel au début du processus. Cela peut accroître la participation, l’engagement et l’intérêt. Cela donne également le temps aux employés de poser des questions ou de soulever des préoccupations.

Avec qui communiquer

Veillez à ce que l’information soit communiquée à toutes les personnes qui jouent un rôle au travail. Cela comprend la haute direction, les représentants syndicaux, les gestionnaires, les représentants des comités de santé et de sécurité au travail, les professionnels en ressources humaines, les bénévoles, les stagiaires et tous les membres du personnel.

Quoi communiquer

• Soutien de la haute direction. Consultez la directive ou l’énoncé de politique de la haute direction, comme il est décrit dans la section « Obtenir l’appui » dans Préparatifs en vue du sondage Protégeons la santé mentale au travail.
• But du sondage. Précisez la raison pour laquelle votre organisation participe au sondage et comment les résultats seront utilisés. S’il y a des problèmes connus au travail, faites preuve de transparence en acceptant votre responsabilité à l’égard de l’amélioration. Faites savoir que l’organisation est consciente de la nécessité de procéder à des changements.
• La participation est volontaire. Mettez l’accent sur votre but qui consiste à recueillir de l’information auprès de tous les employés. Pour avoir un point de vue équilibré, vous avez besoin de réponses du plus grand nombre d’employés possible. Vous pouvez encourager les employés à répondre au sondage en leur offrant un moment précis pour le faire au travail. Des cartes-cadeaux, des billets de cinéma ou un dîner pizza sont autant d’autres moyens utilisés par d’autres employeurs pour encourager les employés à participer au sondage.
• Des mesures seront prises pour protéger la confidentialité. Pour assurer une vaste participation et des réponses honnêtes, les employés doivent avoir l’assurance que toute information qu’ils fournissent restera confidentielle. Les résultats du sondage ont été regroupés – les réponses individuelles ne sont pas divulguées. Voici quelques points que vous pouvez ajouter dans les communications :
  
  • que la participation à ce projet est volontaire;
  • que l’anonymat de chaque employé qui répond au sondage et le retourne est garanti;
  • qu’aucun renseignement personnel ni renseignement permettant d’identifier la personne ne seront recueillis. Les répondants au sondage auront à se prononcer uniquement sur leurs expériences de travail et leur perception du milieu de travail dans le poste qu’ils occupent actuellement;
  • que toutes les données recueillies dans le cadre de ce projet demeurent confidentielles;
  • que seules les données regroupées d’au moins dix personnes seront analysées et communiquées. S’il y a moins de dix personnes qui répondent au sondage, aucune donnée ne sera analysée ou communiquée. Les données individuelles ne seront pas accessibles.
• Date de début du sondage et date de fin du sondage. La date de début du sondage devrait être fixée dans un délai d’au moins deux semaines suivant la première communication expliquant que le sondage est envoyé aux employés. Cela donne du temps aux employés pour répondre aux questions. Le sondage devrait prendre fin une fois que tous les employés ont eu suffisamment de temps pour le remplir. Ce délai est généralement de deux à quatre semaines, selon la période de l’année et selon que les employés sont absents ou qu’ils doivent gérer une charge de travail accrue.
• Attentes quant au moment où le sondage devrait être rempli. Il faut environ 20 minutes pour répondre au sondage Protégeons la santé mentale au travail. Déterminez si les membres du personnel pourront remplir le sondage pendant les heures de travail ou en dehors des heures de travail. Dans ce dernier cas, seront-ils payés pour le temps passé à remplir le sondage?
• Réponses aux questions. Déterminez qui les employés peuvent contacter pour poser des questions au sujet de Protégeons la santé mentale au travail et du sondage auprès des employés. Il faut compter au moins deux semaines pour répondre aux questions avant que le sondage soit envoyé.

Communications à élaborer à l’avance

• Annonce et explication de votre projet :
  
  • Obtenez une déclaration de la haute direction au sujet des buts de l’organisation concernant la santé et la sécurité psychologiques au travail. Expliquez aux employés ce qu’ils peuvent attendre du sondage auprès des employés Protégeons la santé mentale. Cela devrait inclure le moment du sondage, l’anonymat et la manière dont les renseignements seront utilisés. Communiquez ces renseignements aux employés au moins deux semaines avant la distribution du sondage auprès des employés. Cela permet de laisser suffisamment de temps pour répondre aux questions. 
  • Il est recommandé de faire examiner cette déclaration par un dirigeant syndical avant qu’elle soit distribuée.
• Demande de remplir le sondage :
  
  • Envoyez la demande une fois que vous estimez avoir l’appui de la direction et que vous avez communiqué le but du sondage à tous les employés. Lorsque l’administrateur que vous avez choisi créera le carnet de bord et le sondage auprès des employés Protégeons la santé mentale, il verra la lettre type de présentation de Protégeons la santé mentale. Vous pouvez utiliser cette lettre ou la modifier pour informer le personnel au sujet du sondage. Cette lettre indique aux membres du personnel que vous leur enverrez un lien vers le sondage. Elle leur fournit également de l’information concernant la confidentialité, la sécurité des données et la façon dont les renseignements seront communiqués et utilisés.
  • Envoyez un courriel aux employés une semaine avant la fermeture du sondage auprès des employés pour leur rappeler d’y répondre. N'oubliez pas qu’une fois que le sondage en ligne est fermé, vous ne pouvez plus l’ouvrir pour obtenir d’autres réponses. Vous pouvez modifier la date de fermeture du sondage auprès des employés pendant qu’il est encore ouvert.
• Message de remerciement pour avoir participé au sondage :
  
  • Envoyez le message à tous les employés immédiatement après la fermeture du sondage.
  • Songez à ajouter une première action visant à améliorer la santé et la sécurité psychologiques, par exemple en vous abonnant aux Courriels hebdomadaires sur la sensibilisation à la santé mentale. Vous pouvez envoyer un courriel à tous les employés chaque semaine, tels quels ou avec vos commentaires. Cela vous permettra de démontrer que votre organisation prend des mesures immédiates pour améliorer la santé et la sécurité psychologiques.

Méthodes potentielles de communication

• Réunions – chaque service ou chef d’équipe peut souhaiter tenir des discussions sur les points susmentionnés une fois qu’ils comprennent leurs résultats.
• Courriel, tableaux d’affichage de messages instantanés, forums en ligne.
• Intranet.
• Bulletins organisationnels.
• Communication écrite pour les employés qui n’ont pas accès à un dispositif électronique.
• Tableau d’affichage dans les aires communes.
• Dîners-conférences sur la santé et la sécurité psychologiques.
• Indiquez tout autre problème de communication ou limitation. Cela comprend les employés ayant une déficience visuelle ou un autre type de déficience, le travail à l’extérieur du bureau, les vacances ou les congés. Envisagez des moyens pour vous assurer que ces employés sont inclus dans les communications et la capacité de remplir le sondage.

Le sondage Protégeons la santé mentale au travail a été commandé par la Canada Vie, et des ressources supplémentaires sont fournies par Stratégies en milieu de travail sur la santé mentale.

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