Protégeons la santé mentale – Créer un plan

Élaborez le plan d’évaluation

• Désignez un ou plusieurs champions au sein de la haute direction qui sont capables d’influencer et de mobiliser les ressources et de susciter l’engagement tout au long du processus.
• Établissez un groupe de travail sur la santé et la sécurité psychologiques (SSP), composé des principaux intervenants, qui aideront à mener à bien le processus. Le mandat du groupe de travail consiste à planifier l’évaluation, l’analyse et la communication de ce qui a trait au processus, ainsi qu’à aider activement à piloter les étapes de la planification, de la mise en œuvre, de l’évaluation et de l’amélioration continue.
  
  • Les intervenants devraient être issus de tous les niveaux – direction, employés et représentants des employés.
  • Dans la mesure du possible, incluez un représentant :
    
    • issu des ressources humaines, du syndicat, de la santé et sécurité au travail et/ou des finances;
    • possédant des compétences en communications;
    • détenant l’autorisation d’accéder aux données organisationnelles afin d’orienter les décisions du groupe de travail.
  • Veillez à inclure les principaux intervenants dans les discussions quant à l’approche du groupe de travail et à l’obtention d’une rétroaction importante des employés, du syndicat et de la direction avant de communiquer le plan à l’ensemble des employés.
• Le plan du projet d’évaluation peut comprendre ce qui suit :
  
  • objectifs et mesures de réussite;
  • portée du projet, y compris l’approche et les ressources utilisées;
  • échéanciers avec jalons;
  • budget;
  • rôles et responsabilités;
  • stratégies de mise en œuvre et de communication.

Communiquez le plan d’évaluation

Le fait de communiquer ouvertement avec le personnel au début du processus peut accroître la participation, l’engagement et l’intérêt. Cela donne également le temps aux employés de poser des questions ou de soulever des préoccupations.

Avec qui communiquer

Veillez à ce que l’information soit communiquée à tous les intervenants du milieu de travail, notamment la haute direction, les représentants syndicaux, les gestionnaires, les représentants des comités de santé et de sécurité au travail, les professionnels en ressources humaines, tous les membres du personnel et quiconque joue un rôle dans le milieu de travail.

Quoi communiquer

• Soutien de la haute direction – Consultez la directive ou l’énoncé de politique de la haute direction, obtenu à l’étape « Obtenir l’appui » dans Préparatifs en vue du sondage Protégeons la santé mentale au travail.
• But du sondage – Précisez la raison pour laquelle votre organisation participe au sondage et comment les résultats seront utilisés. S’il y a des problèmes connus dans le milieu de travail, faites preuve de transparence en acceptant votre responsabilité à l’égard de la situation actuelle et en informant l’organisation que des changements doivent être apportés.
• La participation est volontaire – Mettez l’accent sur votre but qui consiste à recueillir de l’information auprès de tous les employés. Pour assurer un point de vue équilibré, vous avez besoin de réponses du plus grand nombre d’employés possible, plutôt que des réponses des personnes uniquement intéressées à certaines questions. Vous pouvez inclure des mesures incitatives pour remplir le sondage, telles que des cartes-cadeaux, des laissez-passer, du temps au travail pour remplir le sondage, etc.
• Des mesures seront prises pour protéger la confidentialité – Pour assurer une vaste participation et des réponses honnêtes, les employés doivent avoir l’assurance que toute information qu’ils fournissent restera confidentielle. Les résultats du sondage ont été regroupés – les réponses individuelles ne sont pas divulguées. Si un employé choisit de participer et qu’il change ensuite d’idée, il peut cesser de répondre au sondage en tout temps, et les réponses ne seront pas sauvegardées. Voici quelques points que vous pouvez ajouter dans les communications :
  
  • que la participation à ce projet est volontaire;
  • qu’ils peuvent choisir de ne pas y participer;
  • que leur décision de ne pas y participer n’aura aucune incidence négative sur leur emploi;
  • que l’anonymat de chaque employé qui répond au sondage et le retourne est garanti;
  • qu’aucun renseignement personnel ni renseignement permettant d’identifier la personne ne seront recueillis. Les répondants au sondage auront à se prononcer uniquement sur leurs expériences de travail et leur perception du milieu de travail dans le poste qu’ils occupent actuellement;
  • que si un employé accepte de participer au sondage et change d’avis par la suite, il peut arrêter de répondre au sondage quand il lui plaît et les données ne seront pas sauvegardées;
  • que toutes les données recueillies dans le cadre de ce projet demeurent strictement confidentielles;
  • que seules les données agrégées d’au moins dix répondants seront analysées et communiquées. S’il y a moins de dix répondants au sondage, aucune donnée ne sera analysée ou communiquée. Les données individuelles ne seront pas accessibles.
• Date de début du sondage et date de fin du sondage – On recommande que la date de début du sondage soit fixée dans un délai d’au moins deux semaines suivant la première communication expliquant que le sondage est envoyé aux employés. Cela donne du temps aux employés pour répondre aux questions. Le sondage devrait être fermé une fois que tous les employés ont eu suffisamment de temps pour le remplir. Ce délai est généralement de deux à quatre semaines, selon la période de l’année et selon que les employés sont absents ou qu’ils doivent gérer une charge de travail accrue.
• Attentes quant au moment où le sondage devrait être rempli – Il faut environ 20 minutes pour répondre au sondage Protégeons la santé mentale au travail¹. Déterminez si les membres du personnel pourront remplir le sondage pendant les heures de travail ou en dehors des heures de travail. Dans ce dernier cas, seront-ils rémunérés pour le temps passé à remplir le sondage?
• Réponses aux questions – Donnez le nom d’une ou de plusieurs personnes-ressources qui peuvent répondre aux questions des employés au sujet de Protégeons la santé mentale au travail et du sondage auprès des employés. Il faut compter au moins deux semaines pour répondre aux questions avant que le sondage soit envoyé.

Communications à élaborer à l’avance

• Annonce et explication de votre projet :
  
  • Obtenez une déclaration de la haute direction au sujet des buts de l’organisation concernant la santé et la sécurité psychologiques au travail, de ce que les employés peuvent attendre du sondage auprès des employés Protégeons la santé mentale (y compris le moment du sondage, l’anonymat et la manière dont les renseignements seront utilisés), et communiquez-la aux employés au moins deux semaines avant la distribution du sondage auprès des employés, afin de laisser suffisamment de temps pour répondre aux questions. 
  • Il est recommandé de faire examiner cette déclaration par un dirigeant syndical avant qu’elle soit distribuée.
• Demande de remplir le sondage :
  
  • Envoyez la demande une fois que vous estimez avoir l’appui de la direction et que vous avez communiqué adéquatement le but du sondage à tous les employés. Lorsque l’administrateur désigné créera le sondage auprès des employés de votre organisation, il verra la lettre type de présentation de Protégeons la santé mentale. Vous pouvez utiliser cette lettre ou l’adapter pour informer le personnel au sujet du sondage. Cette lettre indique aux membres du personnel que vous leur enverrez un lien vers le sondage et leur fournit de l’information concernant la confidentialité, la sécurité des données et la façon dont les renseignements seront communiqués et utilisés.
  • Envoyez un courriel aux employés environ une semaine avant la fermeture du sondage auprès des employés pour leur rappeler d’y répondre. N'oubliez pas qu’une fois que le sondage en ligne est fermé, vous ne pouvez plus l’ouvrir pour obtenir d’autres réponses; vous pouvez toutefois modifier la date de fermeture du sondage auprès des employés pendant qu’il est encore ouvert.
• Message de remerciement pour avoir participé au sondage :
  
  • Envoyez le message à tous les employés immédiatement après la fermeture du sondage.
  • Songez à ajouter une première action telle que l’abonnement à une série de courriels gratuits Courriels hebdomadaires sur la sensibilisation à la santé mentale et à envoyer un courriel à tous les employés chaque semaine. Cela permettra de démontrer que votre organisation prend des mesures immédiates pour améliorer la santé et la sécurité psychologiques.

Méthodes potentielles de communication

• Réunions – chaque service ou chef d’équipe peut souhaiter tenir des discussions sur les points susmentionnés une fois qu’ils ont été informés.
• Courriel, tableaux d’affichage de messages instantanés, forums en ligne.
• Intranet.
• Bulletins organisationnels.
• Communication écrite pour les employés qui n’ont pas accès à un dispositif électronique.
• Tableau d’affichage dans les aires communes.
• Dîners-conférences sur la santé et la sécurité psychologiques.
• Indiquez tout autre problème de communication ou limitation, tel que des employés ayant une déficience visuelle ou un autre type de déficience, le travail à l’extérieur du bureau, les vacances ou les congés. Envisagez des moyens pour assurer que ces employés sont inclus dans les communications et la capacité de remplir le sondage.

Le sondage Protégeons la santé mentale au travail a été commandé par la Canada Vie, et des ressources supplémentaires sont fournies par Stratégies en milieu de travail sur la santé mentale.

Découvrez de plus amples renseignements ou commencez à utiliser les outils de sondage.