Santé et sécurité psychologiques – pour les comités de santé et de sécurité

Pourquoi la santé et la sécurité psychologiques font-elles partie des responsabilités du CSS?

Dans les faits, chaque personne est responsable de la santé et de la sécurité psychologiques au lieu de travail – des membres de la haute direction aux employés de première ligne. Les responsabilités dépendent du niveau décisionnel de chaque poste. Par exemple :

• la haute direction a la responsabilité d’assurer la conformité aux lois et règlements et d’établir des politiques et des processus qui protègent la santé et la sécurité psychologiques;
• le gestionnaire de première ligne s’assure que son rôle de gestion ne cause aucun préjudice à la santé et à la sécurité psychologiques des employés;
• chaque travailleur a la responsabilité de ne causer aucun préjudice à la santé et à la sécurité psychologiques de ses collègues; 
• le rôle du comité de santé et de sécurité (CSS) a toujours consisté à aider à déterminer les risques liés au travail, à évaluer les dangers que ces risques peuvent présenter, à formuler des recommandations à l’employeur pour éliminer ou atténuer ces risques et à surveiller les résultats à des fins de suivi et d’amélioration continue. Le lien entre la concentration et l’attention d’un travailleur et le risque de blessure est désormais bien documenté (National Safety Council, 2023). Les risques psychosociaux au travail ont une incidence sur la capacité de concentration et d’attention et présentent un danger pour la santé physique et mentale. 

Toutes les précautions raisonnables : l’obligation légale de prévenir les préjudices psychologiques

La législation canadienne en matière de santé et de sécurité au travail oblige les employeurs à prendre toutes les précautions raisonnables pour protéger la santé et la sécurité des travailleurs. Cette obligation s’applique aux risques pouvant causer un préjudice psychologique, comme le harcèlement et d’autres risques liés au travail, même lorsque les risques psychologiques ne sont pas explicitement nommés dans la législation.

Qu’est-ce que cela signifie concrètement?

Les membres du CSS peuvent tirer parti des ressources suivantes :

• Répondre aux Vingt questions pour les comités de santé et de sécurité pour aider à engager la discussion et à mieux comprendre comment gérer les risques psychosociaux au travail.
• Lire les sections La sécurité de votre comité d’abord, Aider les membres du CSS à ne causer aucun préjudice et Garantir la confidentialité pour poser les bases de ce travail.
• Assumer leurs responsabilités par rapport à l’atténuation des risques psychosociaux en collaboration avec la direction.
• Utiliser le Guide de santé et de sécurité – risques psychosociaux pour élaborer un cadre qui aide à déterminer et à évaluer les mesures de contrôle à recommander à l’employeur. Le cadre proposé s’appuie sur les facteurs de risque psychosociaux répertoriés dans la norme ISO 45003 — Management de la santé et de la sécurité au travail — Santé et sécurité psychologiques au travail — Lignes directrices pour la gestion des risques psychosociaux (dernière édition), de l’Organisation internationale de normalisation (ISO).

La sécurité de votre comité d’abord

Avant que votre comité commence à recommander des politiques et des processus pour identifier et gérer les risques psychosociaux au sein de l’organisation, il est important de vérifier si le mode de fonctionnement du comité est sécuritaire sur le plan psychologique et favorise des discussions ouvertes et constructives.

Un comité sécuritaire sur le plan psychologique est un comité au sein duquel tous les membres se sentent respectés, écoutés et capables d’exprimer leurs préoccupations sans craindre de conséquences négatives. Le comité doit également s’interroger sur son efficacité à susciter un changement positif pour les travailleurs. Les questions suivantes peuvent aider votre comité à évaluer s’il donne l’exemple par sa capacité d’utiliser des pratiques sécuritaires sur le plan psychologique : 

• Est-ce que tous les membres du comité ont reçu des instructions d’intégration, y compris des rôles et des responsabilités bien définis, et ont-ils pris connaissance du mandat du comité et des exigences en matière de formation, le cas échéant? 

Pour répondre aux préoccupations, des actions possibles pourraient consister à :

• • mettre à jour ou élaborer un document qui décrit les attentes liées au rôle des membres du comité;
  • préciser la portée des responsabilités respectives du comité, de la direction et du syndicat. Au besoin, mettre à jour le mandat du comité;
  • suivre une formation continue sur la santé et la sécurité, notamment la formation obligatoire pour les membres des CSS qui porte sur :
    
    • les définitions pertinentes relatives aux facteurs psychosociaux et aux risques psychosociaux, qui renvoient notamment à la norme CSA Z1003 « Santé et sécurité psychologiques au travail » (dernière édition) de l’Association canadienne de normalisation ou à la norme ISO 45003:2021; 
    • les processus pour cerner et analyser les risques psychosociaux et formuler des recommandations;
    • la façon de protéger les renseignements personnels ou confidentiels; 
    • les soutiens mis à la disposition des membres du comité pour les aider à protéger leur santé mentale durant leur mandat;
    • les attentes liées aux interactions inclusives et psychologiquement saines et sécuritaires entre les membres;
    • la façon de signaler les problèmes à un palier supérieur, le cas échéant.
• Est-ce que tous les membres du comité ont reçu une formation pour reconnaître les risques et en discuter d’une manière psychologiquement sécuritaire? 

Cela signifie que les membres du comité sentent qu’ils peuvent soulever des préoccupations, poser des questions et exprimer des points de vue différents en toute sécurité. Cela signifie également que la communication entre les membres du comité est inclusive, axée sur la recherche de solutions et respectueuse en tout temps, et que tous les membres sont tenus responsables à cet égard. 
Si un membre du comité a une façon de communiquer qui suscite des inquiétudes, l’intervention consistera à :

• • • rappeler que les questions font partie de l’apprentissage et de la diligence raisonnable;
    • aborder les opinions divergentes avec curiosité et ouverture pour comprendre, au lieu de réagir d’une manière défensive;
    • donner la parole à tour de rôle pendant les réunions afin que tous les membres aient la possibilité de s’exprimer;
    • préciser dans le mandat du comité les comportements et les interactions qui sont acceptables, ainsi que la manière dont les membres se tiendront mutuellement et respectueusement responsables de la sécurité psychologique des interactions. Des ressources comme Responsabilisation de l’équipe et l’Activité d’équipe – Faire appel aux membres de l’équipe peuvent être utiles.
• Les membres du CSS peuvent-ils concilier leur mandat avec un emploi à temps plein? 

Afin d’apaiser les inquiétudes des membres du comité ou des superviseurs au sujet du temps nécessaire pour participer pleinement au CSS, le comité doit :

• • • fixer des attentes réalistes au sujet du temps et de la charge de travail;
    • confirmer que le temps à consacrer au CSS fait partie des heures rémunérées;
    • faire un suivi des demandes de temps afin d’adapter la charge de travail en conséquence;
    • établir un ordre du jour pour aider les membres à se préparer à la réunion et orienter les discussions;
    • s’entendre sur des priorités si toutes les questions ne peuvent être traitées en une réunion;
    • établir un processus clair pour signaler les préoccupations à un échelon supérieur;
    • alterner les tâches ou partager les responsabilités.
• Quels moyens le comité prend-il pour protéger ses membres et les préparer aux réactions émotionnelles ou psychologiques qui peuvent survenir lorsque les travailleurs signalent des problèmes ou des incidents? 

Pour préparer et protéger les membres du comité, le CSS doit :

• • donner de la formation : sur les risques psychosociaux, les limites, les premiers soins en santé mentale et les pratiques tenant compte des traumatismes, afin que les membres ne soient pas pris au dépourvu lorsqu’ils entendent des propos bouleversants;
  • assurer l’accès à du soutien : des moyens rapides de bénéficier du Programme d’aide aux employés (PAE) ou d’un programme de soutien par les pairs s’ils sont bouleversés par l’information communiquée dans le cadre des formations, inspections ou enquêtes;
  • utiliser des outils structurés pour diriger la collecte d’information et les discussions : ordres du jour, listes de vérification, questions-guides ou modèles de rapport. Ces outils structurés aident à garantir que chaque membre qui participe à la discussion a reçu au préalable suffisamment d’indications et d’information sur le sujet. Cela peut également réduire le risque qu’ils soient exposés à des récits traumatisants sans s’y être préparés;
  • préciser la portée et les limites du rôle en indiquant clairement sur quoi portera l’inspection ou l’enquête du CSS et ce qui n’en fera pas partie : il n’appartient pas à l’organisation d’établir un diagnostic clinique. Le fait d’éviter les questions de nature personnelle ou clinique permet également de limiter l’exposition à des détails pénibles ou confidentiels;
  • travailler en dyade ou en équipe autant que possible : évitez que les membres du comité mènent seuls des entretiens délicats. Permettez-leur de faire un retour sur l’entretien, afin de réduire le fardeau émotionnel qui peut résulter de l’exposition à la souffrance, à la perte ou aux difficultés des autres. Cela est particulièrement important lorsque les membres se sentent incapables d’offrir l’aide qu’ils estiment nécessaire; 
  • appliquer les principes fondamentaux de la prise en compte des traumatismes et du respect des différences culturelles : comprend notamment des questions sur la sécurité, le choix, le consentement et la prévisibilité afin de réduire le risque de détresse pendant la divulgation; 
    
    • Pour en savoir plus sur l’approche tenant compte des traumatismes, lisez l’article Traumatismes au sein d’une organisation ou consultez la page Approches tenant compte des traumatismes et de la violence – politiques et pratiques du gouvernement du Canada.
  • fixer des limites de temps pour les membres afin d’éviter toute surcharge : gardez les réunions du CSS courtes et prévoyez des pauses; 
  • jouer un rôle de facilitateur, et non de clinicien : si un employé révèle un événement traumatisant, les membres du CSS doivent se montrer empathiques, mais aussi prendre le temps de faire une pause, de reconnaître sa détresse et, le cas échéant, de l’orienter vers les soutiens appropriés, comme les RH, le Programme d’aide aux employés ou des services communautaires;
  • organiser régulièrement des séances-bilans : prévoyez des échanges de vive voix après chaque étape d’inspection ou d’enquête pour discuter des répercussions émotionnelles. Assurez-vous que les membres du CSS reconnaissent les premiers signes de stress ou de fatigue liée à l’exposition chez eux-mêmes et les autres, et qu’ils savent quelles mesures prendre pour obtenir de l’aide.

Aider les membres du CSS à ne causer aucun préjudice

• Évitez de demander trop de détails. Les membres du CSS doivent seulement identifier et consigner les risques et les tendances, et non les détails des événements traumatisants.
• Expliquez à l’avance l’objectif de l’inspection. Expliquez clairement aux travailleurs la raison des questions qui leur sont posées et comment leurs réponses seront utilisées, en précisant notamment que leurs renseignements personnels resteront confidentiels. La prévisibilité diminue la peur et le stress.
• Donnez aux travailleurs la possibilité de refuser. La participation aux discussions et aux entretiens sur les risques psychosociaux doit être volontaire, et les travailleurs doivent être informés qu’ils peuvent faire une pause ou s’arrêter en tout temps.
• Offrez aux travailleurs la possibilité de se faire accompagner par un délégué syndical. Cela peut contribuer à renforcer la sécurité psychologique et être particulièrement bénéfique en cas de déséquilibres de pouvoir ou d’obstacles à la participation.
• Utilisez un langage neutre et non suggestif. Les questions doivent porter sur les conditions de travail, et non sur des anecdotes personnelles, des diagnostics ou des expériences privées.
• Gardez les discussions brèves et structurées. Cette méthode évite de dériver vers des sujets émotionnels sensibles. Ayez à votre disposition l’information nécessaire pour orienter la personne vers les soutiens appropriés, comme les RH, le Programme d’aide aux employés (PAE) ou des services communautaires, si elle en a besoin.
• Évitez les entretiens en individuel avec les travailleurs. Faites les entretiens en dyade afin de disposer de témoins, de soutien et d’uniformité.
• Soyez attentif aux signes de détresse et faites une pause au besoin. Si un travailleur devient agité, le membre du CSS doit s’arrêter, rassurer le travailleur et l’orienter vers des soutiens au lieu de chercher à terminer le processus.
• Communiquez clairement les mesures de suivi. Expliquez aux travailleurs à quoi serviront les renseignements recueillis pour éviter qu’ils craignent une atteinte à la confidentialité ou à leur vie privée, des conséquences négatives ou des représailles.

Garantir la confidentialité

Pour prévenir les atteintes à la confidentialité ou à la vie privée :

• recueillez seulement l’information nécessaire : notez les risques, les catégories et les thèmes. Protégez les travailleurs en évitant d’inclure des renseignements personnels ou des citations directes qui pourraient révéler leur identité;
• utilisez des données agrégées : les résumés doivent être généraux et contenir des formulations comme « Plusieurs travailleurs ont signalé des préoccupations concernant la charge de travail » plutôt que « Les employés X et Y ont dit… »;
• évitez de conserver des notes sensibles sur des appareils électroniques personnels ou sur papier : conservez la documentation dans des systèmes sécurisés à accès restreint approuvés par l’employeur;
• distinguez clairement les rôles : les membres du CSS examinent les risques, et non les problèmes de rendement ou les conflits interpersonnels. Tout ce qui sort du mandat du CSS doit être renvoyé aux RH ou à un autre responsable ou groupe approprié;
• ayez un texte sur la confidentialité : commencez chaque interaction en indiquant clairement les limites de confidentialité, l’objectif de la discussion et la manière dont les renseignements seront protégés. Précisez les situations dans lesquelles une divulgation pourrait être nécessaire, notamment en cas de danger imminent pour la personne ou les autres, ou dans d’autres cas de divulgation autorisés par la loi;
• assurez-vous que les membres ne communiquent pas les conclusions : les membres du comité ne doivent pas discuter des conclusions avec des collègues, des superviseurs ou toute personne qui ne participe pas au processus officiel;
• respectez les exigences légales et du lieu de travail : respectez les lois provinciales, territoriales et fédérales en matière de protection des renseignements personnels et des renseignements sur la santé. Les membres doivent également se familiariser avec les politiques de l’entreprise concernant les renseignements personnels;
• protégez les données pendant la préparation des rapports : assurez-vous que les versions préliminaires des rapports sont conservées en toute sécurité, communiquées uniquement aux coprésidents du comité et examinées avec discrétion. Masquez tout renseignement personnel lorsque cela est possible ou requis par les exigences légales ou du lieu de travail en matière de protection de la vie privée.

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