Planification des licenciements et des mises à pied

Le licenciement d’un employé comporte toujours un certain niveau de stress pour toutes les personnes concernées. C’est sans conteste le cas pour l’employé qui se voit remercier, mais cela peut potentiellement l’être aussi pour la personne chargée d’en faire l’annonce, son leader, ainsi que pour ses collègues. Voici quelques suggestions de Susan Jakobson, inf. aut., CRHA, en vue d’atténuer les répercussions psychologiques d’un licenciement.

Appuyer l’employé remercié

• Examinez la raison du licenciement et expliquez-là clairement. La personne remerciée mérite de connaître la raison – qu’il résulte d’une réduction de l’effectif, d’une restructuration, d’une inconduite et d’un rendement non conforme aux attentes. Si la raison est ambiguë, la personne pourrait avoir plus de difficulté à comprendre ce qui lui arrive, à mettre les choses en perspective et à aller de l’avant.
• Déterminez le moment où vous ferez l’annonce. Évitez de licencier un employé vers la fin de la semaine ou en fin d’après-midi. En effet, l’accès à des services de soutien (programme d’aide aux employés [PAE] ou consultation avec un médecin de famille), qui pourrait être nécessaire à l’employé désemparé ou aux membres de sa famille, pourrait être limité.
• Soyez prêt pour la conversation. Si vous ne vous sentez pas prêt pour la discussion, consultez Se préparer à une conversation difficile et Aborder efficacement les sujets délicats.
• Quand cela est possible, donnez des choix à l’employé. Choisissez l’approche qui vous apparaît la moins traumatisante pour l’employé, compte tenu des circonstances. Dans la mesure du possible, donnez-lui des choix qui lui permettent de contrôler la situation le mieux possible. Dans le cas d’un licenciement ou d’un avis de perte d’emploi imminente,il peut s’agir de quitter le lieu de travail pour le reste de la journée ou de la semaine pour « digérer » ce qui vient de se produire. Des dispositions peuvent ensuite être prises pour que l’employé revienne récupérer ses effets personnels ou parler avec ses collègues. (À noter : Lorsque l’employé ne quitte pas immédiatement les lieux, cela peut avoir des répercussions juridiques ou financières.)
• Répondez à tout problème de santé spécifique à l’employé. Si des problèmes de santé sont apparents avant, au moment du licenciement ou immédiatement après, des mesures doivent être prises pour fournir un soutien approprié. Déterminez si le problème de santé nécessite l’attention immédiate d’un professionnel de la santé ou d’un secouriste afin de porter assistance à l’employé. Les sentiments d’anxiété extrême, de panique ou d’accablement peuvent faire apparaître des conditions sous-jacentes et créer une situation d’urgence.
• Voyez à ce que la personne retourne chez elle de manière sécuritaire. Une personne peut affirmer être capable de retourner chez elle ou à un autre endroit sûr, mais soyez prêt à l’aider au cas où. Offrez-lui d’appeler un proche ou un ami pour passer la chercher ou appelez un taxi. Il est possible que l’employé soit réticent à appeler sa famille puisqu’il n’aura pas encore eu l’occasion de réfléchir à la façon dont il lui annoncera la nouvelle.
• Assurez-vous que du soutien est offert à l’employé au moment de son licenciement et par la suite. Lorsque c’est possible, offrez le soutien d’un conseiller du PAE ou d’un conseiller spécialisé en reclassement externe pour qu’il rencontre l’employé sur place. Il peut arriver que ce dernier ne désire pas parler ou ne soit pas en mesure de le faire à cause du contrecoup de l’annonce ou de la colère ressentie. Cependant, le conseiller peut lui demander s’il peut assurer un suivi le lendemain afin d’évaluer si l’employé risque de manifester des comportements autodestructeurs.
• Déterminez l’endroit où la rencontre de licenciement sera tenue. Idéalement, elle ne devrait pas avoir lieu dans l’environnement de travail immédiat de l’employé, mais elle peut se dérouler sur son lieu de travail. Ayez une boîte de mouchoirs, un coupon de taxi, les renseignements sur l’indemnité de départ ou la trousse de cessation d’emploi ainsi que les coordonnées pour joindre le PAE et d’autres soutiens à portée de main. Être bien préparé vous permettra de vous concentrer sur la personne au lieu de chercher ce dont vous avez besoin.
• Déterminez le contenu de la trousse de cessation d’emploi. Réfléchissez au montant requis ou à un montant raisonnable pour ce qui touche l’indemnité de départ, au maintien des avantages sociaux et au soutien permanent offert par le PAE ou par un autre programme. Plus l’employé considérera la trousse de cessation d’emploi comme généreuse et conséquente, plus il est susceptible d’aller de l’avant après son licenciement. Le lien psychologique entre la personne et son employeur a été rompu. Il n’est pas rare que l’employé ressente une déception ou de la colère ou qu’il soit bouleversé, dans le déni, voire soulagé. Ces émotions peuvent entraver sa réussite future. Grâce à une trousse de cessation d’emploi équitable, l’employé peut penser ceci : « Au moins, mon employeur m’estime assez. Il lui tient à cœur que je sois capable de subvenir à mes besoins et à ceux de ma famille. » Les gens peuvent profiter de ce genre de soutien pour retomber sur leurs pieds, puis se mettre à la recherche d’un nouvel emploi.
• Pensez au ton de la rencontre de licenciement. La rencontre doit se dérouler dans le respect et ne pas porter atteinte à la dignité de l’employé. Même en cas d’une inconduite grave, la personne se trouvant en face de vous est un être humain qui a ses propres problèmes qui seront probablement aggravés par l’annonce de son licenciement. Ce n’est pas le moment d’être impoli, méchant ou sur la défensive ou de démontrer un esprit de vengeance. Il faut faire preuve de compassion, de considération et de gentillesse, compte tenu de la nature délicate de la situation. L’employé l’appréciera sûrement et s’en souviendra.

Appuyer les collègues

• Élaborer un plan de communication pour informer les autres. Assurez-vous que les collègues les plus proches de l’employé licencié apprennent la nouvelle en premier, directement de leur leader. Même si la quantité d’information et le nombre de personnes informées varient selon le poste en question et les pratiques de l’entreprise, il est important de communiquer promptement la nouvelle aux personnes qui seront touchées par le licenciement. Souvent, le leader voudra rencontrer les collègues immédiats en groupe ou individuellement. La quantité d’information se limite habituellement au fait que la personne ne fait plus partie de l’équipe. Cependant, le leader doit aussi être prêt à répondre aux préoccupations des employés, telles que les suivantes :
  • comment la personne sera remplacée, ou si elle sera remplacée;
  • comment le travail sera réorganisé (planifiez comment le travail sera géré dorénavant ou, si possible, demandez aux membres restants de l’équipe d’élaborer un plan ensemble à cet égard);
  • comment le bureau et l’équipement de la personne licenciée seront utilisés ou transformés;
  • craintes que leur propre emploi soit à risque;
  • craintes qu’ils aient à demander la permission de la direction pour entrer en contact avec l’employé licencié avec qui ils entretenaient peut-être des liens étroits.
• Tâchez d’être disponible les jours suivant un licenciement. Les collègues de la personne licenciée auront des questions ou des préoccupations, et le leader devrait dissiper les rumeurs afin d’aider les collègues à « digérer » la nouvelle et de diminuer le niveau d’anxiété. Si un collègue n’entretenait pas une bonne relation avec l’employé licencié, il pourrait se sentir responsable ou coupable de son licenciement. Si, au contraire, il entretenait une bonne relation avec l’employé, il pourrait éprouver un sentiment de perte ou craindre d’être la prochaine personne à être licenciée.
• Créez des occasions de réunir les membres restants de l’équipe d’une manière significative. Par exemple, réunissez les collègues pour leur faire faire des exercices de renforcement d’équipe comme ceux proposés dans le guide Former des équipes plus fortes | PDF. Vous pourriez commencer par demander aux collègues d’écrire une note sur la façon dont d’autres personnes de leur milieu de travail ont eu une influence positive sur eux. Cela permet de restaurer la confiance dans le lieu de travail, même en période de changement. Il est toutefois important que le leader évite de promettre qu’il n’y aura pas de licenciements à l’avenir.

Appuyer les autres personnes concernées

Remercier un employé est peut-être une des tâches les plus stressantes et les plus difficiles à accomplir pour qui que ce soit. L’organisation peut prendre les mesures suivantes pour soutenir les personnes chargées du licenciement :

• Assurez-vous que le supérieur immédiat a participé à la décision relative au licenciement d’un employé et qu’il en connaît les motifs. Pour des raisons d’intégrité personnelle, il peut être important pour le supérieur immédiat de croire que le licenciement est la bonne chose à faire pour l’entreprise ou son équipe de travail. Il est donc nécessaire qu’il puisse discuter de cette décision très difficile avant le licenciement afin qu’il puisse gérer son anxiété.
• Faites des exercices avec les personnes chargées du licenciement pour les préparer à la véritable rencontre de licenciement. Le fait de répéter différents scénarios et de voir comment elles peuvent réagir à la situation le plus efficacement possible peut les aider à diminuer leur niveau d’anxiété avant, pendant et après la rencontre. Assurez-vous que toutes les parties sont bien préparées à réagir à toute éventualité.
• Informez les personnes chargées du licenciement qu’elles doivent éviter de recourir à des notes pendant la rencontre de licenciement. Même si des notes peuvent être très utiles pendant la période de préparation, leur utilisation n’est pas recommandée, car elles sembleront avoir été répétées (et elles le seront) et l’employé remercié risque d’en garder un très mauvais souvenir.
• Demandez-vous qui devrait être présent au moment du licenciement. Il serait peut-être moins intimidant ou humiliant pour l’employé de faire face à une seule personne au cours de la rencontre de licenciement, mais celle-ci est parfois trop stressante pour la personne chargée de remercier l’employé. Envisagez la possibilité de demander à quelqu’un d’autre d’être présent au moment du licenciement, si cela s’avère nécessaire.
• Toute inquiétude concernant la violence qui pourrait se manifester doit être prise au sérieux, et il faut prévoir les dispositions nécessaires avant la rencontre de licenciement. Le leader est bien placé pour évaluer la réaction probable d’un employé à l’annonce de son licenciement. Il peut même connaître certains détails par rapport à sa situation personnelle ou familiale. Si le leader pense que la personne pourrait démontrer des comportements violents, il faut prendre le temps de bien parler de la situation avec un conseiller spécialisé en thérapie des traumatismes dont l’expertise pourrait être mise à profit par l’intermédiaire du PAE ou d’autres services offerts. Il est possible de remplir diverses listes de vérification pour évaluer la propension d’un employé à la violence, mais il convient de noter qu’il n’existe aucune méthode absolue pour évaluer si une personne sera violente au travail. Voici quelques exemples de questions à se poser le moment venu de déterminer si l’employé risque de se montrer violent avant, pendant ou après la rencontre de licenciement :
  • Est-ce que la personne fait preuve d’un mauvais jugement?
  • S’est-elle déjà montrée violente (au travail ou dans sa vie privée) pour tenter de résoudre un problème?
  • Réagit-elle négativement devant une situation défavorable?
  • Sait-on ou soupçonne-t-on qu’elle abuse de substances, lesquelles sont liées aux comportements violents?
  • S’est-elle isolée ou montrée peu communicative ou renfermée, ces comportements reflétant des tendances associées à la violence au travail?
  • A-t-on suffisamment vérifié d’une manière autorisée si elle avait des antécédents criminels? Plus les actes de violence antérieurs sont récents, plus ils sont pertinents.
  • Y a-t-il eu des indicateurs de violence au travail progressifs ou de plus en plus problématiques comme du harcèlement, de l’intimidation, des menaces, de la violence verbale ou physique, un sentiment que tout lui est dû, de l’insubordination, de l’isolement ou tout autre indicateur éventuel?

    *Adapté du site Web https://www.paseap.com/resources/propensity-violence-assessment (disponible en anglais seulement)

• Après le licenciement, offrez du soutien aux personnes concernées. La haute direction peut contribuer à diminuer leur stress en les rassurant et en leur disant qu’elles ont suivi la procédure établie et qu’elles ont agi correctement. Cela peut signifier qu’il faudra rencontrer les personnes concernées immédiatement, ou encore, un ou deux jours après le licenciement de l’employé. Profiter d’une occasion pour passer en revue le fil des événements peut également les aider à ordonner leur expérience de manière logique. Proposez-leur le PAE ou un autre soutien, le cas échéant, s’ils le souhaitent. Faites un suivi au besoin.

Points à retenir en cas de licenciement en ligne

Bien qu’il ne soit pas idéal de congédier un employé en ligne, certaines situations peuvent l’exiger. Dans ce cas, il est préférable d’avoir une discussion en face à face par vidéo. Tenez également compte des éléments suivants :

• Les politiques et les procédures s’appliquent toujours, y compris les obligations juridiques.
• Décidez à l’avance de la manière dont vous fournirez la lettre de licenciement et toute indemnité ou tout paiement de départ. Vous pouvez envoyer le tout par courriel, par service de dialogue en ligne ou par la poste.
• Dans la mesure du possible, évitez d’enregistrer l’appel, car cela peut accroître considérablement la tension. 
• Dans la mesure du possible, utilisez le même texte, et faites preuve de la même sensibilité aux émotions que vous auriez normalement si vous vous rencontriez face à face. 
• L’idéal est de confier la conversation à une personne ayant une relation directe avec l’employé, comme son gestionnaire, avec l’aide d’un professionnel des ressources humaines. 
• Si l’employé s’énerve, laissez-lui le temps de se calmer ou, au besoin, reprenez l’appel à un autre moment. 
• N’oubliez pas de faire un suivi auprès de l’employé remercié, pour voir s’il a besoin d’un soutien supplémentaire. Si votre organisation propose des services de counseling ou d’orientation professionnelle, n’hésitez pas à les lui offrir.

Ressources supplémentaires

Communiquer avec des employés émotifs. Les stratégies présentées ici peuvent vous aider à avoir des conversations constructives avec les employés et à éviter de provoquer des réactions négatives.

Une personne qui vous est chère est aux prises avec les conséquences d’une perte d’emploi. Questions et stratégies pour vous aider à engager une conversation de soutien lorsqu’une personne qui vous est chère est aux prises avec les conséquences d’une perte d’emploi.