Temps requis
Environ 15 minutes pour la préparation.
L’activité dure environ 30 minutes, en fonction de la taille de l’équipe.
Le suivi dure environ 30 minutes.
Préparation
- Lisez cette page Web au complet.
- Élaborez votre propre énoncé de résultat ou d’objectif.
- Créez une liste de participants comprenant les coordonnées pour les communications par courriel, texto ou téléphone pour la distribution de l’invitation.
- Créez une invitation en personnalisant le modèle ci-après.
- Envoyez une invitation à tous les participants en prenant soin de leur laisser suffisamment de temps pour répondre aux questions. Cela vous permettra d’avoir une discussion plus productive.
Suggestion de formulation de l’invitation
Objet : Veuillez répondre aux sept questions avant notre réunion.
Lors de notre prochaine réunion, nous voulons cerner les obstacles potentiels à l’atteinte de [notre objectif ou résultat]. Nous voulons mieux soutenir la réussite de notre équipe. Notre objectif plus large est d’adapter ce processus à toute situation de travail, en particulier en période de changement, de fortes demandes ou lorsque nous avons connu des revers ou des échecs.
Le résultat que nous visons est [par exemple, un milieu de travail sain, sécuritaire et productif lorsque nous introduisons cette nouvelle technologie ou tout résultat ou projet sur lequel vous aimeriez vous concentrer.]
Pour y parvenir, nous devons protéger notre bien-être mental et physique tout en conservant notre capacité à faire du bon travail. Les questions ci-après portent sur ce que nous pouvons faire pour atteindre cet objectif. Tenez compte de l’environnement existant, de la courbe d’apprentissage, de la manière dont nous interagissons entre nous et avec les clients [ou les étudiants, les patients, etc.] de la sécurité psychologique et de l’accomplissement des tâches.
On vous invitera à communiquer vos réponses aux questions ci-après pendant la réunion :
- Comment saurons-nous que nous avons atteint les résultats recherchés?
- Qu’allons-nous voir, entendre, ressentir?
- Comment un observateur externe devrait-il savoir que l’objectif a été atteint? (Qu’est-ce que cette personne va voir, entendre, ressentir?)
- Qu’est-ce que l’atteinte de cet objectif va changer pour notre équipe?
- Y a-t-il quelque chose que nous faisons qui nous empêche d’atteindre le ou les résultats souhaités?
- Que sommes-nous disposés à faire, ou à cesser de faire, pour atteindre l’objectif?
- Comment allons-nous prioriser les demandes concurrentes ou conflictuelles qui pèsent sur notre temps?
Suggestion de formulation pour la réunion
Bienvenue à tous. L’activité d’aujourd’hui consiste à cerner les obstacles potentiels à l’atteinte de [notre objectif ou résultat] afin de favoriser la réussite de notre équipe. Cette activité vous donnera également l’occasion d’afficher votre créativité et votre esprit critique.
Le courriel que j’ai envoyé contenait une liste de sept questions. Je vais les présenter une par une. Pour que tout se déroule en douceur, je demanderai à quelques-uns d’entre vous de faire part de leurs réponses, puis les autres pourront faire part de toute réponse qui est différente. Avez-vous des questions sur le processus?
[Traitez toute question.]
Commençons. Nous parlons de [insérez votre résultat ou objectif] et la première question est :
- Comment saurons-nous que nous avons atteint les résultats recherchés?
[Continuez à relever les réponses à chacune des questions ci-dessous.]
- Qu’allons-nous voir, entendre, ressentir?
- Comment un observateur externe devrait-il savoir que l’objectif a été atteint? (Qu’est-ce que cette personne va voir, entendre, ressentir?)
- Qu’est-ce que l’atteinte de cet objectif va changer pour notre équipe?
- Y a-t-il quelque chose que nous faisons qui nous empêche d’atteindre le ou les résultats souhaités?
- Que sommes-nous disposés à faire, ou à cesser de faire, pour atteindre l’objectif?
- Comment allons-nous prioriser les demandes concurrentes ou conflictuelles qui pèsent sur notre temps?
[Quand toutes les questions ont été traitées.]
Merci d’avoir apporté votre contribution. Nous allons prendre note de vos suggestions et élaborer un plan. Nous vous enverrons l’ébauche pour obtenir vos commentaires et nous organiserons une autre réunion pour discuter des prochaines étapes.
Suivi
Mettez par écrit les principaux points à retenir de la réunion en prenant soin d’indiquer les mesures suggérées par les participants. Envoyez le document à tous les participants et demandez-leur ce qu’ils en pensent dans la semaine suivant l’envoi. Intégrez-y les suggestions pertinentes, puis organisez une autre réunion (virtuelle ou en personne) pour discuter de la manière dont vous allez adopter les mesures retenues à l’avenir.
Exemples d’énoncés d’objectif ou de résultat
Vos énoncés d’objectif ou de résultat devraient être propres à votre équipe, facilement mesurables et limités dans le temps afin qu’il soit plus facile de prouver la réussite ou la nécessité d’un changement. Voici quelques exemples :
- Intégrer avec succès la nouvelle technologie dans un délai de deux mois, avec le moins de stress possible pour notre équipe.
- Produire un rapport sans erreur qui inclut toutes les statistiques pertinentes, une narration facile à suivre, en utilisant le design de notre marque pour notre équipe de direction dans les deux semaines suivant la fin de chaque trimestre.
- Réduire de 20 % les plaintes des clients concernant le service dans un délai d’un mois, en se fondant sur les critiques des médias sociaux et les plaintes en personne.
- Améliorer la sécurité des patients en réduisant de 50 % les erreurs de médication dans les trois mois.
- Améliorer l’efficacité des réunions d’information en santé et sécurité en veillant à la pertinence et à la valeur du contenu diffusé et de la méthode de diffusion. Cet objectif sera mesuré en comparant les résultats du sondage de satisfaction de base aux résultats obtenus dans un mois et en mettant en œuvre les suggestions d’amélioration formulées par les travailleurs.
- Augmenter les recettes de 10 % chaque trimestre au cours des 12 prochains mois.
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