Les conseils suivants peuvent vous aider à rendre la discussion plus constructive et accroître vos chances d’obtenir un résultat positif :
- Préparez-vous à une conversation difficile : Prenez un moment pour réfléchir à vos intentions et aux suppositions que vous faites avant de commencer. Consultez la ressource Se préparer à une conversation difficile pour en savoir plus.
- Prévenez l’employé : Informez d’avance l’employé que vous avez quelque chose d’important à discuter avec lui. Planifiez la conversation à un moment approprié, mais pas trop d’avance (un délai de plus d’une journée ou deux peut entraîner un stress et une inquiétude inutiles).
- Tenez la conversation dans un endroit privé : La confidentialité est très importante lorsqu’on tient des discussions délicates. Choisissez un endroit tranquille et retiré où vous ne serez pas interrompus.
- Faites part de votre rôle et de vos responsabilités ainsi que de ceux de l’employé : Avant d'amorcer la discussion, expliquez comment chacun d'entre vous pourra s’acquitter de son rôle et de ses responsabilités durant le processus. Par exemple, si vous avez un employé qui a du mal à respecter les échéances et qui commet des erreurs, vous pouvez lui dire que son rôle et ses responsabilités consistent notamment à terminer les travaux à temps en commettant le moins d'erreurs possible. Vous pourriez ensuite préciser que votre rôle en tant que gestionnaire est de fournir des directives claires dès le départ et d'aider à relever les défis et à résoudre les problèmes, le cas échéant. Ce faisant, vous montrez que vous traitez le problème ensemble, ce qui peut rendre la conversation moins stressante et moins embarrassante.
- Exprimez vos objectifs à l’employé : Commencez la discussion en précisant votre objectif pour la rencontre. Assurez-vous que vos objectifs sont axés sur le travail ou une tâche particulière plutôt que sur la personnalité ou le caractère de l’employé. Par exemple, au lieu de dire à l’employé que vous aimeriez qu’il soit « moins négatif durant les réunions », il est préférable de lui expliquer que l’objectif est de tenir « des réunions positives et productives ». L’atteinte de cet objectif peut signifier un changement de comportement de la part de l’employé, mais ce dernier sera mieux disposé à accepter la solution si elle lui est présentée d’une façon non menaçante. Les objectifs que vous établissez visent à vous aider, vous et l’employé, à garder le cap et à maintenir la productivité.
- Vérifiez si l’employé se sent à l’aise : Demandez à l’employé s’il se sent à l’aise de discuter du problème en question. Vous pourriez l’encourager à discuter ouvertement de ses expériences, de ses problèmes et de ses sentiments. Faites-lui savoir que le contenu de la conversation restera confidentiel.
- Encouragez l’employé à s’exprimer : Invitez l’employé à donner son point de vue sur la question. Donnez à l'employé la possibilité d'exprimer ses préoccupations et demandez-lui s'il y a des choses qui le dérangent. Attendez qu’il ait terminé pour faire des commentaires. Vous saurez ainsi comment il perçoit le problème et vous pourrez réagir en conséquence.
- Impliquez l’employé dans la recherche de solutions : Collaborez avec l’employé pour trouver des solutions. Les gens sont plus enclins à apporter des changements s’ils ont l’impression que leur point de vue a été entendu et qu’ils ont participé à la prise de décision.
- Faites de l’écoute active et posez des questions d’éclaircissement : Restez calme et écoutez ce que l’employé vous dit. Montrez que vous écoutez activement et que vous comprenez en maintenant un contact visuel, en hochant la tête et, à l’occasion, en reflétant et en résumant ce que vous avez entendu. Posez des questions d’éclaircissement si vous ne comprenez pas parfaitement le point de vue de l’employé. En savoir plus sur Écouter pour comprendre.
- Mettez l’accent sur le comportement et les résultats, pas sur la personne : Lorsque vous décrivez le problème, restez neutre. Mettez l’accent sur le problème ou le comportement inapproprié plutôt que sur la personne. Soyez précis et objectif lorsque vous décrivez le comportement. Évitez les suppositions ou les reproches qui pourraient mettre la personne sur la défensive. Par exemple, un commentaire neutre tel que « L’efficacité est importante pour assurer la satisfaction de la clientèle » peut aider à éviter une confrontation directe. En revanche, dire « Votre inefficacité a des répercussions sur la satisfaction de la clientèle » constitue une attaque directe et risque davantage d’enflammer la discussion.
- Réaffirmez l’objectif et confirmez les prochaines étapes : À la fin de la discussion, reformulez clairement votre objectif, car il peut avoir changé depuis le début de la conversation. Assurez-vous que vous et l’employé êtes d’accord sur la manière d’atteindre l’objectif. Proposez de mettre les mesures et les échéances convenues par écrit pour que l’employé puisse les examiner. Cela peut vous permettre à tous deux d'avoir une compréhension commune et constitue un moyen facile de célébrer la réussite ou de déterminer la nécessité d'une discussion plus approfondie.
- Remerciez l’employé de sa participation : À la fin de la conversation, remerciez l’employé de sa participation à la discussion et de sa volonté à résoudre le problème. Exprimez votre confiance en sa capacité d’apporter des changements et votre désir de le voir réussir. Offrez-lui toute aide que vous jugez raisonnable.
- Faites un suivi sur les changements et les progrès : Après votre discussion, faites un suivi régulier pour vous assurer que l’employé prend les mesures convenues. Il est important de planifier des discussions de rétroaction pour évaluer les progrès. Guidez l’employé en formulant des commentaires appropriés. Ne vous attendez pas à ce que les changements surviennent du jour au lendemain; faites preuve de patience et reconnaissez les progrès.